Redaktioneller Entwurf: Hosting, Protokollaufbewahrung, E-Mail-Dienstleister und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragten vor Veröffentlichung bestätigen und ergänzen.
1. Verantwortlicher
Roka-Office GmbH
Landrat-Trimborn-Straße 36a
42799 Leichlingen (Rheinland)
Deutschland
Telefon: +49 (0)2175 888 488
E-Mail: info@rokaoffice.de
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an diese Kontaktadresse wenden.
2. Aufruf der Website und Hosting
Beim Aufruf einer Website werden technisch bedingt Verbindungsdaten an den Webserver übermittelt. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, aufgerufene Datei, Browser, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite gehören, sofern der Browser diese übermittelt. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Sicherheit des Angebots; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Laut bisheriger Website-Dokumentation ist IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, als Hoster vorgesehen. Tatsächlichen Anbieter, Auftragsverarbeitung, Protokollumfang, Speicherdauer und etwaige Drittlandübermittlungen vor Veröffentlichung bestätigen.
3. Cookies, Schriftarten und externe Dienste
Der vorliegende Website-Code setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Werbeskripte. Schriftdateien werden lokal bereitgestellt. Die grafischen Animationen werden im Browser berechnet. Externe Links übertragen beim bloßen Anzeigen dieser Seite keine Daten an das verlinkte Angebot; beim Anklicken gelten die Hinweise des jeweiligen Anbieters.
4. Kontaktformular, E-Mail und Telefon
Wenn Sie Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Im Formular sind Name, Firma und E-Mail-Adresse erforderlich; Telefon, ausgewählte Interessen und Nachricht sind freiwillig. Ohne die erforderlichen Angaben kann eine Formularanfrage nicht bearbeitet werden. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder Telefon.
Die Verarbeitung einer vertragsbezogenen Anfrage erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei sonstigen Anfragen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung der Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit wir eine Einwilligung einholen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Das Formular übermittelt die Anfrage per E-Mail an die Roka-Office GmbH. Anfragen werden gelöscht, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Den eingesetzten E-Mail-Dienstleister, tatsächliche Empfänger und gegebenenfalls weitere Dienstleister sowie konkret geltende Lösch- und Aufbewahrungsfristen vor Veröffentlichung ergänzen.
5. Schutz vor Missbrauch
Das Formular verwendet ein für Besucher unsichtbares Zusatzfeld, prüft die Ausfülldauer und begrenzt Anfragen je IP-Adresse. Die vorhandene Serverimplementierung führt hierfür einen SHA-256-Hash der IP-Adresse als Dateikennung und Zeitstempel erfolgreicher Anfragen. Hashwerte sind keine Verschlüsselung und werden hier als personenbezogene Daten behandelt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen.
Für die Begrenzung werden Zeitstempel aus der letzten Stunde ausgewertet. Die bisherige Implementierung löscht die zugehörigen Dateien nicht automatisch nach einer Stunde.
Die tatsächliche Bereinigung und maximale Aufbewahrung der Sperrdateien muss vor Veröffentlichung festgelegt und technisch umgesetzt werden.
6. Bereitstellung und Empfänger
Zugriff auf Kontaktanfragen erhalten die mit ihrer Bearbeitung befassten Personen. Soweit technische Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind die dafür erforderlichen Vereinbarungen zu treffen. Diese Erklärung betrifft die Website und Kontaktanfragen. Die Verarbeitung von Unternehmensdaten innerhalb der Software wird gesondert vertraglich geregelt.
7. Ihre Rechte
- Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten nach Art. 15 DSGVO.
- Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO.
- Löschung und Einschränkung unter den Voraussetzungen der Art. 17 und 18 DSGVO.
- Datenübertragbarkeit unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO.
- Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Widerspruchsrecht
Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse.
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Eine Anlaufstelle ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
8. Stand und Änderungen
Stand: 29. Oktober 2026. Bei Änderungen der Website oder der eingesetzten Dienste ist diese Erklärung entsprechend anzupassen.